El brindar atención inmediata y precisa es cuestión de vida o muerte cuando hablamos de servicio al cliente, para todas las empresas físicas y virtuales ya no es suficiente atender con amabilidad sino atenderlo también con rapidez.
Supongamos que tu cliente redacta un email o te escribe mediante formulario de contacto, urgido a que respondas o cotices el producto que necesita de forma inmediata y a ti te toma 30 minutos visualizar el mensaje, otros 15 minutos redactarlo. ¿Cuántos proveedores mas pudo haber encontrado en 45 minutos tu cliente?
Por esta razón a continuación te proporcionamos algunos consejos para crear respuestas rápidas para atención al cliente de forma rápida y precisa.
Identifica las consultas frecuentes
Si tu empresa se dedica a la venta de autos, las consultas mas frecuentes puede ser:
- Envíeme información de esta unidad
- Me gustaría recibir mas información sobre esta unidad
- Estoy interesado en esta unidad
- Cuales son las formas de pago
- Cuales son los porcentajes de enganche
- Que tipo de financiamiento ofrecen
- Que papelería solicitan
Nombre de remitente
Para lograr esa empatia de forma inmediata con tu cliente debes identificar cual es su nombre y tratarle con respeto, recuerda que la primer impresión nunca se olvida, no importa que sea mediante correo electrónico, se amable con tu cliente y brinda la misma atención tal como si lo tuvieses cara a cara.
No batalles y se practico, todos los hombres llamales (Sr.) todas las mujeres llamales (Srta.) Si en su email o firma de correo indica alguna profesión, llamales según su profesión lo defina (Ing, Lic, Dr, etc.) seguido de su nombre.
Creando respuestas
Pueden existir una infinidad de consultas diferentes que los clientes pueden hacer, la realidad es que muchas de ellas son similares pero expresadas de diferentes formas, desarrolla scripts genéricos en los que interpretes amabilidad y la información necesaria para aclarar cada consulta.
Es de suma importancia que prestes atención a lo que el cliente solicita, para seleccionar la respuesta adecuada.
Por ejemplo:
- Envíeme información de esta unidad
Buenos ____________ (Días, Tardes, Noches)
Sr. ____________________________________
Atendemos su solicitud, esta unidad cuenta con:
Característica 1 (describe los beneficios y características de el producto)
Característica 2 (describe los beneficios y características de el producto)
Característica 3 (describe los beneficios y características de el producto)
Característica 4 (describe los beneficios y características de el producto)
Característica 5 (describe los beneficios y características de el producto)
Para mayor información o dudas sobre esta unidad estamos a sus ordenes
Saludos Cordiales
- Cuales son las formas de pago
Buenos ____________ (Días, Tardes, Noches)
Sr. ____________________________________
Atendemos su solicitud, sobre las formas de pago:
Forma de pago 1 (describe las formas de pago de el producto)
Forma de pago 2 (describe las formas de pago de el producto)
Forma de pago 3 (describe las formas de pago de el producto)
Forma de pago 4 (describe las formas de pago de el producto)
Forma de pago 5 (describe las formas de pago de el producto)
Para mayor información o dudas estoy a sus ordenes
Saludos Cordiales
- Cuales son los requisitos para crédito
Buenos ____________ (Días, Tardes, Noches)
Sr. ____________________________________
Atendemos su solicitud, sobre los requisitos para credito:
Requisito 1 (describe los requisitos)
Requisito 2 (describe los requisitos)
Requisito 3 (describe los requisitos)
Requisito 4 (describe los requisitos)
Requisito 5 (describe los requisitos)
Para mayor información o dudas estoy a sus ordenes
Saludos Cordiales
NOTA: Comienza generando las respuestas mas practicas y directas las cuales son mas comunes para tu empresa, cada vez que te hagan una nueva consulta y la respuesta sea diferente, prepara un script e incluye:
Buenos ____________ (Días, Tardes, Noches)
Sr. ____________________________________
Atendemos su solicitud, sobre ________________________
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Para mayor información o dudas estoy a sus ordenes
Saludos Cordiales
Guardar scripts
- Crear una carpeta exclusiva para almacenar respuestas rápidas
- Abrir un block de notas para cada respuesta rápida
- Copiar respuestas rápidas y pegarlas en block de notas
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